_organizovanje-sportskog-dogadjaja-II.jpg "Organizovanje sportskog događaja II")
Budući da postoje sportski događaji (manifestacije) koji se mogu organizovati u prirodnim uslovima, odnosno na terenima i objektima koji ne moraju bezuslovno ispunjavati visoke standarde, kao i da je mnogo sportskih događaja koje nije moguće realizovati bez dobro opremljenih i funkcionalnih sportskih objekata, kao jedan od važnih preduslova za njihovo organizovanje izdvaja se adekvatna (odgovarajuća) infrastruktura, naročito kada je reč o velikim sportskim događajima i manifestacijama najvišeg ranga. Međutm ono što je zajedničko svim sportskim događajima, bez obzira na njihovu veličinu, rang, mesto održavanja i sl., i što bezuslovno, u velikoj meri utiče na samu realizaciju i uspešnost sportskih događaja je njihova organizacija, odnosno proces organizovanja samog događaja.
Organizovanje sportskog događaja predstavlja složen proces, gde je aktivnost protagonista (organizatora) jedan od osnovnih elemenata/ uslova za njegovu uspešnu organizaciju, a koji obuhvata planiranje, uspostavljanje organizacione strukture i razvijanje radnih odnosa i metoda kojima se dostižu ciljevi. Pored toga organizovanje sportskog događaja podrazumeva i izgrađivanje odnosa sa internim i eksternim interesnim grupama, čije je zajedničko angažovanje neophodno u njegovom postavljanju i izvršenju/ realizaciji. Kompleksnost ovog procesa ogleda se u aktivnom uključivanju u organizaciju sportskog događaja svih onih koji su na bilo koji način povezani sa sportom, a u među koje spadaju: sportisti, treneri, menadžeri, sponzori i finansijeri, mediji, kao i najširi sportski auditorijum - sportska publika (sportska javnost).
S obzirom da, svaki sportski događaj ima svoju ličnost i svoju priču, odnosno da se njihova organizacija i realizacija razlikuju, po svojoj složenosti/ kompleksnosti, utrošku vremena, broju ljudi potrebnih za njegovu organizaciju i dr; ceo proces organizovanja sportskog događaja, generalo, najjednostavnije je shvatiti, ukoliko sagledamo hronološki sled, odnosno vremensku liniju događaja (Events Timeline), počevši od inicijalnog razgovora (diskusije) o samom sportskom događaju, preko planiranja, do njegove realizacije, odnosno od njegovog početka, pa do kraja koju ćemo u ovom tekstu predstaviti kroz četiri osnovna dela (Razvijanje koncepta sportskog događaja, Planiranje sportskog događaja, Uspostavljanje organizacione strukture sportskog događaja, Uloga i zadaci organizatora sportskog događaja). Ovakav detaljan pregled (sagledavanje) vremenske linije samog sportskog događaja, pružiće nam jasan uvid onoga što nas očekuje pre, za vreme i posle održavanja određenog sportskog događaja.
Razvijanje koncepta sportskog događaja
S obzirom da organizovanje sportskog događaja obuhvata planiranje, uspostavljanje organizacione strukture i razvijanje radnih odnosa i metoda kojima se dostižu ciljevi, pre nego što se pristupi organizovanju, upravljanju i kontroli, neophodno je dati odgovore na sledeća pitanja kako bi se definisala svrha, odnosno misija sportskog događaja.
Među osnovnim pitanjima na koja treba dati odgovor pri razvijanju koncepta sportskog događaja su: Zašto se događaj predlaže?; Koje su interesne grupe?; Kada će događaj biti održan?; Kako organizovati događaj?; Gde organizovati događaj?; Kakav je sadržaj ili proizvod događaja?; Ko će biti odgovoran za njegovo planiranje, organizaciju i realizaciju?...
style="display:block; text-align:center;"
data-ad-layout="in-article"
data-ad-format="fluid"
data-ad-client="ca-pub-3680394444982515"
data-ad-slot="7364782146">
Prilikom odgovaranja na ova i druga pitanja, potrebno je navesti valjane razloge koji će potvrditi značaj održavanja događaja i koristi za potencijalne učesnike i posetioce, pored toga treba imati u vidu i vreme potrebno za istraživanje i planiranje događaja; Takođe, izbor lokacije mora da odražava usklađenost organizacionih uslova događaja, a sam sadržaj događaja trebalo bi da bude usklađen sa potrebama, željama i očekivanjima ciljnih učesnika (sportista) i posetilaca (publike).
S obzirom da je za uspešnu realizaciju sportskih događaja, neophodno, dobro planiranje i organizovanje, potencijalni organizaori trebalo bi najpre da utvrde ciljeve i motive, odnosno efekte, i koristi na koje se može računati organizacijom potencijalnog sportskog događaja (J. Šurbatović).
Kao osnova, uspešne organizacije i realizacije određenog sportskog događaja, postavlja se i tzv. "studija izvodljivosti sportskog događaja", koja ima za cilj da potvrdi opravdanost ideje da se određeni sportski događaj organizuje, kao i načine pribavljanja sredstava i angažovanja neophodnih ljudskih i drugih resursa za njegovu realizaciju.
Studija izvodljivosti obuhvata sledeća pitanja: Šta čine neophodna sredstva?; Koliki su troškovi?; Mogu li eventualni problemi da se reše i na koji način?...; ali i razmatranje ovih i drugih pitanja, odnosno kreiranje jasnih i preciznih odgovora (ocena) na njih. Ako događaj nije moguće izvesti (realizovati), planeri treba da jasno formulišu takvu negativnu ocenu., a ako je događaj izvodljiv i ako postoji saglasnost oko projekta, važno je da se donese prava odluka koja daje dovoljno vremena za njegovo detaljno planiranje i realizaciju.
Planiranje sportskog događaja
Planiranje je složena funkcija menadžmenta događaja koja se u realizaciji ispoljava kroz: predviđanje, odlučivanje, strategijsko planiranje, operativno planiranje i sl. Pored toga planiranje podrazumeva i usmeravanje organizacije prema aktivnostima koje je potrebno preduzeti, u koje vreme, kako se realizuju, i konačno da se identifikuju izvršioci pojedinih aktivnosti u izvršenju događaja.
U zavisnosti od veličine i obima sportskog događaja, proces planiranja može obuhvatati veći ili manji broj aktivnosti neophodnih za njegovu realizaciju. U suštini aktivnosti procesa planiranja sportskog događaja obuhvaćene su pojedinim fazama, od kojih se po značaju izdvajaju: istraživanje sportskog tržišta; određivanje misije sportskog događaja; definisanje ciljeva sportskog događaja; analiza sportske ponude i za sport vezanih usluga; analiza konkurencije; plan akcije sportskog događaja; ocena i kontrola plana sportskog događaja i dr.
Pri planiranju sportskog događaja treba jasno i nedvosmisleno postaviti ciljeve kao merljive mete. U formulaciju ciljeva treba uključiti sva glavna područja i jedinice programa. Treba utvrditi datume, vremena trajanja aktivnosti, posebne rokove i kritične datume u vezi sa etapama planiranja. Osnovne karakteristike definisanih ciljeva sportskog događaja obuhvataju: specifičnost ciljeva događaja; merljivost; ostvarljivost; relevantnost; i sl. (Razlike u ciljevima događaja se mogu ispoljavati i u zavisnosti od vrste planiranih događaja).
Uspostavljanje organizacione strukture sportskog događaja
Kao što svaki sportski događaj ima odgovarajuću misiju i ciljeve ("ličnost"), po čemu se razlikuje od drugih, tako svaki sportski događaj zahteva i odgovarajući personal, pored toga postavljanje i izvođenje događaja podrazumeva i odgovarajuću podelu rada, s obzirom na veliki broj zadataka koje treba ispuniti da bi se događaj uspešno realizovao.
Nakon kreiranja misije i ciljeva sportskog događaja u fokusu organizatora najčešće dolaze sadašnji i budući zaposleni, odnosno potencijalni izvršioci događaja, budući da njihova stručnost i kvalifikovanost može direktno uticati na kvalitet organizacije samog događaja. Pored toga podela rada i kreiranje organizacione strukture, odnosno radnih jedinica koje obavljaju određenu aktivnost (npr. sektor za finansije, sektor za marketing, i sl.) omogućava lakšu kontrolu aktivnosti i povećava produktivnost u postavljanju i izvođenju događaja.
Organizaciona struktura sportskog događaja obuhvata lance komandovanja, raspone kontrole i zasebne jedinice, timove ili radne grupe koje se bave različitim područjima rada, budući da organizaciona struktura sportskog događaja mora da obuhvati najširu lepezu poslova i zadataka u vezi sa samim događajem koji se organizuje.
Prilikom organizovanja određenog sportskog događaja, potrebno je u plan i program realizacije samog događaja, uključiti sve strukture organizacije jednog kluba (ili više njih) i/ili organizatora sportskog događaja (administrativnu, finansijsku, marketinu, strukture upravljanja objektima i one strukture koje su odgovorne za trening i takmičenje), sa ciljem ostvarivanja zacrtanih ciljeve u toku realizacije ovog kompleksnog procesa, i to svaku strukturu u odnosu na sebi odgovarajuću karakteristiku događaja.
Organizovanje u suštini predstavlja proces definisanja posla koji treba obaviti i proces stvaranja strukture potrebne za uspešno ostvarivanje sportsko-poslovnih i drugih zadataka, kojima se realizuju ciljevi sportske organizacije, odnosno proces podele rada u sportskoj organizaciji na pojedinačne zadatke i grupe međuzavisnih zadataka, kojima menadžeri određuju odgovornost u okviru pojedinih zadataka i grupa kao i njihove međusobne odnose (L. Bittel).
Uloga i zadaci organizatora sportskog događaja
Kao organizatori događaja mogu se pojaviti privatne profitne i neprofitne organizacije i u određenim slučajevima pojedine vladine agencije, tako da su organizatori najčešće uslužno orijentisane organizacije, kojima je zadovoljene potreba, zahteva i očekivanja potencijalnih posetilaca i učesnika u prvom planu.
U skladu sa Zakonom o sportu Republike Srbije ("Službeni glasnik RS", br. 24/2011), organizator sportskog događaja obavezan je da: 1. Osigura nesmetano održavanje sportske priredbe; 2. Preduzme mere koje omogućavaju predupređenje rizika nastanka štete za sportiste, gledaoce i druge učesnike sportske priredbe; 3. Preduzme potrebne mere za sprečavanje nasilja i nedoličnog ponašanja; 4, Preduzme potrebne mere za sprečavanje dopinga; 5. Preduzme potrebne mere zaštite prirode i životne sredine; 6. Prijavi održavanje sportske priredbe u skladu sa propisima kojima se određuje javno okupljanje građana. Takođe, ukoliko su ispunjeni svi drugi uslovi u skladu sa zakonom i sportskim pravilima, da bi se sportski događaj uopšte održao, organizator je obavezan i da obezbedi odgovarajući sportski objekat, odnosno prostor, opremu, stručnjake i druge radnike.
Ukoliko se pak radi o organizovanju većeg sportskog događaja, nacionalnog, regionalnog ili međunarodnog karaktera, za njegovo organizovanje neophodno je dobijanje dozvole od referentne institucije (opštine, grada, regiona, saveza, ministarstva i sl.).
S obzirom da prilikom pripremanja određenog sportskog događaja, organizatori uvek teže da eliminišu ili svedu na najmanju moguću meru događaje ili aktivnosti koji mogu poremetiti ili omesti učesnike događaja (takmičare, gledaoce, službenike), kao jedan od najznačajnijih zadataka, kome organizatori događaja posvećuju sve više vremena (pažnje) je tzv. "Kontrola sportskog događaja".
Kontrola sportskog događaja odnosi se na sve faze i etape u realizaciji počev od planiranja i pripreme organizacije, izvršenja poslova i zadataka, kontrole troškova, do samog završetka manifestacije, sa ciljem da izazove pravovremenu reakciju menadžmenta na svaki uočeni nedostatak ili eventualno odstupanje od prethodno planiranog. Kontrola se označava i kao kritična funckija savremenog organizovanja sportskog događaja, budući da se na osnovu informacija dobijenih kontrolom, konstatuje da li se planirane aktivnosti događaja sprovode na definisan način.
Zaključak
Na osnovu prethodno navedenog možemo zaključiti da je zajedno sa odlukom o održavanju sportskog događaja neophodno preuzeti (isplanirati) sledeće korake: Razvijanje koncepta sportskog događaja, odosno jasno formulisati prirodu događaja i njegovu namenu; zatim napraviti plan i program sportskog događaja; uspostaviti organizacionu strukturu sportskog događaja; definisati uloge i zadatke organizatora sportskog događaja; sprovesti kontrolu realizacije planiranih ciljeva i uraditi eventualne korekcije ukoliko je to potrebno i na kraju oglasiti odluku o održavanju sportskog događaja, odnosno napraviti i krenuti u realizaciju plana promocije samog sportskog događaja.
Samim tim možemo zaključiti da organizovanje predstavlja veoma važnu funkciju menadžmenta sportskog događaja, kojom menadžeri utiču na strukturu i pravce aktivnosti, odnosno na organizovanje izvršilaca i neophodnih resursa u ostvarivanju definisanih ciljeva planiranog sportskog događaja.
U postavljanju i izvršenju događaja, pored stalno zaposlenih saradnika, veoma značajnu ulogu trebalo bi da imaju i volonteri, dok danas, pored njih, sve značajniju ulogu imaju i sponzori, odnosno pravna i fizička lica koja obezbeđuju finansijska sredstva, različite usluge ili oblike podrške prilikom organizovanja sportskog događaja, sa ciljem ostvarivanja specifičnih koristi.
Takođe, u današnje vreme koje se ogleda kroz brz i dinamičan razvoj telekomunikacija, organizatori sportskog događaja, posebnu pažnju trebalo bi da posvete rastućoj ulozi i značaju koji mediji imaju (ili bi trebali da imaju) prilikom organizacije i realizacije određenog sportskog događaja, budući da je medijska pokrivenost događaja podjednako značajna kao i njegovo fizičko izvršenje (Mediji se u ovom slučaju najčešće javljaju u ulozi medijskog sponzora ili partnera događaja).
Uspešna organizacija sportskog događaja, bez obzira na nivo i značaj, zahteva velike menadžerske sposobnosti, samih organizatora, tako da, danas uopšte ne čudi postojanje velikog broja agencija i specijalizovanih timova stručnjaka posebno namenjenih za organizovanje najzahtevnijih (najvećih) sportskih manifestacija (J. Šurbatović).
Literatura:
Zakon o sportu Republike Srbije
Events Management - Glenn Bowdin
Ekonomika sporta - Dr. Aleksandar Raič, 2007
Menadžment u sportu - Mr. Jovan Šurbatović
Menadžment događaja - Dr. Tatjana Pivac, Mr. Igor Stamenković
Event Management - Greg Damster, Dimitri Tassiopoulos, Peter de Tolly i sar.
Managing sport facilities and major events - Hans Westerbeek, Aaron Smith, Paul Turner, Paul Emery
