Organizovanje događaja obuhvata planiranje, uspostavljanje organizacione strukture i razvijanje radnih odnosa i metoda kojima se dostižu ciljevi. Organizaciona struktura obuhvata lance komandovanja, raspone kontrole i zasebne jedinice, timove ili radne grupe koje se bave različitim područjima rada. Struktura mora da obuhvati najširu lepezu poslova i zadataka u vezi sa događajem.
Sportski događaj koji uključuje grupe učesnika iz neke lokalne zajednice, može da se organizuje uz oslonac na sledeću strukturu - radne grupe zadužene za:
- Program i sadržaj - aktivnosti, organizacije,
- Budžet - računovodstvo, prihodi i rashodi u svim oblastima budućeg događaja,
- Marketing - upoznavanje, publicitet, mediji,
- Personal i kadrovi - ugovori, dužnosti,
- Administracija - programi, štampanje, blagajna, pravna pitanja,
- Tehnička pitanja - resursi, oprema, pripreme,
- Usluge - parking, garderoba, mformacije, prva pomoć,
- Ugostiteljstvo i druženje - rutinsko i specijalno zabavljanje itd.
Za svako područje treba da se formira posebna radna grupa i rukovodilac sektora koji preuzima odgovornost i veze sa glavnim koordinatorom. Važno je da se utanače određene j jasne uloge, odgovornosti, zadaci i datumi. Svako ko je uključen u oganizaciju događaja mora da zna kome odgovara, ko je za šta odgovoran, ko sa kim radi i šta je čija funkcija u organizaciji.
Područje odgovornosti i zadaci koji treba da se izvrše treba da se svrstaju i kontrolišu u zasebnim jedinicama, povezanim koordinisanom mrežom upravljanja.
