Svi događaji zahtevaju dobro planiranje i organizovanje. To znači da menadžer sportskog objekta u kojem se događaj organizuje mora da usmerava organizatore događaja prema osnovnim principima planiranja i organizovanja. Pristup organizovanju događaja zavisi od posebnih okolnosti ali je postupanje prema sledećih deset etapa planiranja u životnom ciklusu važnog događaja značajno za uspešan menadžment takvih događaja.
- Formulacija politike
- Studija izvodljivosti i donošenje odluke
- Utvrđivanje ciljeva
- Imenovanje organizacionog komiteta i koordinacije načelnika jedinica
- Budžetiranje/ finansijski plan
- Struktura organizacije
- Štabski personal
- Detaljno planiranje
- Prezentovanje događaja, uključujući pripremanje, zatvaranje i pospremanje
- Vrednovanje, povratne informacije i modifikovanje za buduće događaj
Formulacija politike zahteva diskutovanje ideje i davanje odgovora na osnovna pitanja: zašto se događaj predlaže?, kako će događaj biti izveden?, gde će se zbivati?, ko će biti odgovoran za njegovo planiranje i izvođenje?, kada će biti održan?.
Studija izvodljivosti obuhvata pitanja i razmatranja: šta čine neophodna sredstva?, koliki su troškovi?, mogu li problemi da se reše?. Ako događaj nije ostvariv, planeri treba da jasno formulišu takvu negativnu ocenu. Ako je događaj izvodljiv i ako postoji saglasnost oko projekta, važno je da se donese prva odluka koja daje dovoljno vremena za orijentaciono planiranje i za detaljno planiranje.
Zajedno sa odlukom o održavanju sportskog događaja neophodno je preuzeti sledeće korake: oglašavanje odluke o održavanju događaja, jasno formulisati prirodu događaja i njegovu namenu, imenovanje glavnog odbora (radnog odbora) sportskog događaja, imenovanje koordinatora kao ključne figure u planiranju i kontroli događaja.
Pri organizaciji sportskog događaja treba jasno i nedvosmisleno postaviti ciljeve kao merljive mete. U formulaciju ciljeva treba uključiti sva glavna područja i jedinice programa. Treba utvrditi datume, vremena trajanja aktivnosti, posebne rokove i kritične datume u vezi sa etapama planiranja.
