Bez obzira na raznovrsnost sportskih klubova i načina na koji članstvo u njima učestvuje (aktivisti, vežbači, treneri, funkcioneri, volonteri, gledaoci, navijači), kod svih klubova se javlja potreba da budu dobro organizovani radi vođenja njihovih aktivnosti. Najefektivniji način da se ta potreba zadovolji jeste uključivanje svog klubskog članstva u proces planiranja.
Planerska radionica je najprikladniji način da članstvo dobije aktivnu ulogu u oblikovanju budućnosti kluba. Upravljački tim sportskog kluba može da zajednički sa članstvom da nađe puteve da unapredi klub i da planira njegov razvoj. Zadatak planerske radionice je izrada plana kluba. To je dokument koj definiše misiju, ciljeve, mete i akcije koje će voditi klub ka budućem uspehu. Planiranje treba da pomogne klubu da: ovlada promenama u svom okruženju, razjasni svoju svrhu, efektivno upotrebi svoje resurse, razvije timsku saradnju izvan sportskog terena.
Da bi uspela planerska radionica treba da obezbedi poštovanje dva važna principa: 1) svi učesnici moraju biti tretirani jednako i podsticani da daju doprinos ravnopravno, 2) plan će uspešnije funkcionisati ako u radionici budu aktivno učestvovali oni koji već doprinose razvoju kluba.
Tokom rada planerske radionice, obučene osobe vode učesnike kroz grupnu diskusiju tako da se dobiju odgovori na pitanja i izradi plan. Učesnici u radu planerske radionice tragaju za promenama koje se zbivaju u lokalnoj zajednici a koje će imati uticaj na klub, razmatraju kako klub sada deluje, donose odluke o tome kako bi želeli da rade u budućnosti, identifikuju (utvrđuju) aktivnosti, odgovornosti i sredstva (resurse) koji će biti potrebni da rad bude bolji.
