Realizacija savremenih sportsko-poslovnih i drugih aktivnosti opterećena je sve većom neizvesnošću, koje su prouzrokovane rastućom složenošću samih aktivnost i okoline u kojoj deluju i izuzetno brzim razvoja nauke i tehnike. Imajući u vidu prethodno navedeno, ne čudi činjenica da se u posledenjih nekoliko decenija, u razvijenim privredama, može uočiti značajan porast korišćenja projektnog menadžmenta, kao sredstva kojim sportske organizacije ostvaruju postavljene ciljeve.
Šta je menadžment projekta i čemu služi?
Prvobitno korišćenje projektnog menadžmenta u vojnom sektoru, kao i koristi od takvog pristupa za ostvarivanje ciljeva, kasnije se proširilo i na druge oblasti. Pa je tako, danas, projektni menadžment u veoma širokoj upotrebi, u svakodnevnom privrednom i društvenom životu, a samim tim i u sportu. Bilo da se radi o osvajanju novih tržišta, razvoju novih proizvoda ili usluga, organizaciji sportskih događaja, izgradnji sportske infrastrukture... uvek se govori o realizaciji određenog projekta.
Projekat u suštini predstavlja poduhvat sa jedinstvenim ciljem koji je definisan obimom, kvalitetom, vremenom i finansijama, a koji ima za cilj da stvori kranji proizvod, uslugu ili rezultat.
Menadžment projekta je proces primene tehnika i sistema upravljanja kojima se usmeravaju i kontrolišu odgovarajući resursi, kako bi se uspešno dostigli planirani ciljevi određenog projekta.
Upravljanje projektom predstavlja jedinstven proces, koji se sastoji od niza kordinisanih i kontrolisanih aktivnosti koje su definisane početkom i krajem, kako bi se postigli ciljevi u skladu sa specifičnim zahtevima koji se odnose na ograničene resurse i predviđeni vremenski rok.
U suštini koncept upravljanja projektom (menadžment projekta) bazira se na uspostavljanju efikasne organizacije koja omogućava da se na najbolji način iskoriste raspoložive metode planiranja i kontrole za efikasniju realizaciju projekta, odnosno omogućava najefikasnije korišćenje raspoloživih metoda, materijalnih resursa, finansijskih sredstava i ljudi u procesu realizacije određenog projekta (1).
Kako do uspešne realizacije sportskog projekta?
Moramo biti svesni činjenice da su projekti kao pahulje, odosno da ne postoje dva ista projekta. Naravno projekti mogu biti slični, ali ne i isti, čak i ako se radi o jednom istom projektu sa istim krajnjim ciljem, ukoliko se on sprovodi za druge klijente, na drugoj lokaciji ili ukoliko ga sprovode dugi ljudi u drugom vremenu, taj projekat će neminovno imati posebne elemente (karakteristike) koje ga čine jedinstvenim. Upravo zbog toga nemoguće je striktno definisati zajedničke korake koji bi vodili do efikasne realizacije svih projekata u sportu. Međutim, ipak postoje određeni koraci koji su zajednički većini, uz čiju pomoć možemo značajno doprineti uspešnoj realizaciji projekata na čijoj realizaciji radimo.
U savremenom sportu, gde projekti postaju sve veći i složeniji, gde uspešno izvršenje projekta, najčešće zahteva upravljanje nedovoljnim resursima (materijalom, novcem, ljudstvom, itd.), u sve kraćem vremenskom periodu... neophodno je, pre svega, što jasnije sagledavanje svih aspekata projekta na kome radimo, od njegovog početka, pa do kraja, što se najbolje postiže sagledavanjem tzv. “životnog ciklusa projekta”.
style="display:block; text-align:center;"
data-ad-layout="in-article"
data-ad-format="fluid"
data-ad-client="ca-pub-3680394444982515"
data-ad-slot="7364782146">
Kao što smo već naveli, životni ciklus projekta jedinstven je za svaki projekat, tako da faze realizacije zavise od veličine i složenosti samih projekata, međutim ipak postoje određene faze koje su prisutne kod većine.
Životni ciklus tipičnog manjeg projekta sastoji se od četiri osnovne faze: 1. Planiranje; 2. Priprema; 3. Sprovođenje; 4. Završetak. Pri čemu svaka faza ima poseban skup ciljeva, aktivnosti, alata i veština. Iako različite faze imaju posebne karakteristike, glavni zadaci i aktivnosti u ovim fazama često se preklapaju i ponavljaju.
Pa tako u fazi planiranja potrebno je, između ostalog, utvrditi stvarni problem, definisati opšte i konkretne ciljeve projekta, utvrditi opseg projekta, proceniti trajanje projekta i napore koje treba uložiti, proceniti potrebe za finansijskim i materijalnim resursima, proceniti eventualne rizike i dr; U toku pripreme, potrebno je napraviti celokupan plan, okupiti tim, utvrditi dinamiku realizacije projekta, napraviti budžet, delegirati zadatke prema potrebi, rasporediti ljude i resurse po zadacima i dr; U fazi sprovođenja treba nadgledati i kontrolisati proces, izveštavati o napretku, realizovati fazne tačke projekta, upravljati razvojem i dr; U fazi završetka potrebno je privesti projekat kraju, oceniti performanse, završiti projekat, napraviti plan za naknadnu akciju, analizirati rezultate i dr.
Kod srednjih i velikih projekata, pored već navedenih osnovnih faza, najčešće su zastupljene i sledeće faze: Izrada koncepta projekta (osnovna ideja, biznis slučaj, izjava zahteva); Izrada studije izvodljivosti projekta (analiza tehničke, komercijalne i finansijske održivosti); Izrada evaluacije projekta (sagledavanje eventualnih rizika i/ili prednosti); Prikupljanje neophodnih ovlašćenja za sprovođenje projekta (saglasnosti nadređenih, dozvole lokalnih samouprava i sl.);... Korak koji dolazi posle svega je da se preduzme revizija nakon završetka projekta, kako bi kvantifikovali nivo uspeha projekta i identifikovali naučene lekcije za buduće projekte.
Po mnogima, sastavljanje kredibilnog i detaljnog plana projekta, predstavlja kamen temeljac za njegovu efikasnu realizaciju. Dobar plan bi trebalo da obuhvata sve ključne tačke koje se odnose na sam projekat, u rasponu od ciljeva i rokova, do ključnih faza i neophodnih resursa. Međutim, moramo biti svesni činjenice, da iako njegov cilj jeste da identifikuje sve prednosti i rizike, plan projekta ne može predvideti budućnost sa stopostotnom sigurnošću.
Dobar plan predstavlja kamen temeljac svakog projekta i trebalo bi da pruži podršku (oslonac) svima koji učestvuju u njegovoj realizaciji.
Kako efikasno upravljati sportskim projektom?
Upravljanje projektom u sportu, kao i svi drugi oblici upravljanja, nose sa sobom određene elemente administracije, koji su neophodni za kontrolu projekta. Kad počnemo da se krećemo putem od početne do ciljne tačke u realizaciji projekta, treba slediti planirani put, pod kojim podrazumevamo najkraću razdaljinu od početka do kraja. Iako, većina ljudi smatra da je to jedini put, ipak moramo biti svesni činjenice da je put od početka do kraja projekta fleksibilan i da ćemo na tom putu vrlo verovatno doći u situaciju da iskoristimo neke “prečice” i/ili “prokrčimo nove staze”.
Efikasno upravljanje projektom, pre svega, zahteva dobro utvrđenu metodologiju, koja obuhvata precizno definisane akcije i reakcije, u svim fazama, kako bi osigurali da realizacija projekta prati naš plan, i kao rezultat toga, dovodi do željenih rezultata. Takođe, da bi smo realizovali određeni projekat ne smemo da gubimo iz vida celovitu sliku, odnosno moramo da budemo usredsređeni na krajnji cilj, starajući se pri tom o malim ali značajnim pojedinostima koje pomažu da sve ide u željenom pravcu.
Efikasno upravljanje projektom, u velikoj meri, ima veze sa pravovremenim identifikovanjem i adekvatnim upravljanjem rizicima koji mogu zadesiti projekat. Budući da su mnogi rizici latentni i skriveni duboko u rasporedu i planovima, moramo ih pažljivo tražiti i uočiti na vreme.
Ako govorimo o eventualnim razlozima neuspeha projekata, većina će na prvom mestu navesti slabu organizaciju, međutim kada do neuspeha dođe, uglavnom postoji više razloga koji su u zajedničkoj kombinaciji doveli do toga. Neki od uobičajenih (najčešćih) razloga koji dovode do neuspeha projekta i na koje moramo obratiti posebnu pažnju su: Loša definicija ciljeva na samom početku; Nemogućnost da se sastavi istinski funcionalan tim; Nedovoljno razumevanje sposobnosti članova tima; Neadekvatno sastavljanje i upravljanje rasporedom aktivnosti; Nesposobnost da se predvite eventualni rizici; Loše planiranje i upravljanje; Otpor članova tima prema promenama; Neadekvatni resursi; Neefikasan proces komunikacije; Slabo definisane uloge i odgovornosti; Preterani optimizam u realizajiu projekta; itd.
Kada se neželjene situacije dogode, moramo brzo reagovati kako bi projekat, odnosno njegovu realizaciju, održali na pravom (planiranom) putu i u predviđenom roku. U suštini redovno i temeljno praćenje napretka u realizaciji projekta može nam obezbediti rane indikacije o eventualnim problemima kako bi smo bili u mogućnosti da na vreme odgovorimo sa adekvatnim akcijama, a sve u cilju uspešne realizacije projekta.
Svaki projekat, pored dobrog plana, zahteva svakodnevnu pažnju i akciju, veću ili manju, u zavisnosti od kompleksnosti samog projekta, kako bi se eventualni rizici sveli na minimum, odnosno kako bi osigurali da se realizacija projekta odvija onako kako smo planirali. Isto tako, svaki proces i procedura kod upravljana projektom, uz odgovarajuće nivoe nadzora i kontrole, imaju za cilj da umanje rizik i podignu verovatnoću uspeha realizacije samog projekta.
U suštini efikasno upravljanje sportskim projektom podjednako zavisi od planiranja, pripreme, sistema kontrole, ljudstva i informacionog sistema, budući da realizacija projekta zahteva integraciju različitih ljudi i njihovih znanja zarad postizanja jedinstvenog krajnjeg cilja. Stvaranje jednog integralnog sistema od svih ovih činilaca, uz podsticanje timskog rada i posvećenosti svih učesnika, u značajnoj meri može doprineti efikasnoj realizaciji projekta.
Kako da znamo da li je projekat uspešan ili nije?
Uobičajeno je da se na menadžment projekta gleda kao na sredstvo (alat) koje pomaže organizacijama da efikasno i efektivno realizuju određeni projekat. Međutim, moramo biti svesni činjenice da njegova upotreba ne garantuje automatski i uspeh projekta.
Jedna od važnijih tema, koja se sve više nameće od samog početka, a naročito kako se bližimo kraju projekta, jeste kriterijum uspešnosti. Među najčešćim kriterijumima uspešnosti nekog projekta su: da li je završen na vreme; da li je realizovan u okviru za njega predviđenog budžeta; i da li ispunjava definisane kriterijume kvaliteta. Naravno, postoje i dodatni kriterijumi koji su podjednako važni, ili u nekim slučajvima čak i važniji, u zavisnosti oblasti poslovanja u kojoj je projekat zastupljen. Pa tako naglasak može biti na kriterijumu bezbednosti, održivosti, pouzdanosti, nasleđa, da li donosi željenu poslovnu korist i sl.
Imperativ menadžmenta projekta (rukovodioca projekta) jeste da istraži i identifikuje faktore uspeha projekta, odnosno da ih jasno definišu, kako bi njihovim sprovođenjem stvorili jasnu sliku uspešnost projekta, u očima svih zainteresovanih strana. U suštini što eksplicitnije definišemo svoje ciljeve na početku, manje će nesporazuma biti na kraju projekta o tome da li je projekat uspešan ili ne.
Uspeh projekta određuje se na osnovu toga koliko smo dobro ispunili planirane ciljeve.
Uspešan projekat zadovoljava sve interesne grupe; ispunjava funkcionalne zahteve; ispunjava očekivane zahteve u pogledu troškova i vremenskih rokova; isporučuje stvarne i trajne prednosti; i pruža projektnom timu profesionalno zadovoljstvo i priliku za učenje. - P. Thomsett (2002)
Menadžment projekta je evoluirao i postao jedna od važnijih funkcija menadžmenta uopšte. Pa tako i menadžment projekta u sportu, danas, predstavlja važnu oblast, budući da sve sportske organizacije, velike i male, u određenom trenutku imaju potrebu za implementacijom novih poduhvata (projekata).
Sportske organizacije širom sveta prolaze kroz brze promene. Korisnici danas očekuju od njih da se prilagode i da svoje usluge pruže brže, bolje i jeftinije, nego ranije. Ovaj tempo promena, primorao je organizacije da se okrenu projektnom menadžmentu, koji pak predstavlja veštinu, alat i upravljački proces, koji su neophodni za uspešno sprovođenje određenog poduhvata (projekta). Pomoću njega organizacije imaju na raspolaganju moćno sredstvo uz čiju pomoć mogu unaprediti sposobnosti planiranja, implementacije i kontrolisanja sopstvenih aktivnosti, kao i načina korišćenja ukupnih resursa organizacije, zarad postizanja određenog cilja.
Literatura:
1. Šta je projektni menadžment - Profesor dr Petar Jovanović
2. Upravljanje u sportu - Dr. Dragan Zivotić
3. Menadžment projekta - Harvard Bussines Press
4. Brilliant Project Management - Stephen Barker, Rob Cole
5. Sport Facility and Event Management - Thomas J Aicher, Amanda L. Paule-Koba, Brianna
6. Guide to Project Management - Paul Roberts
7. Managing Sport Business - Linda Trenberth, David Hassan
8. Project Management, Planning and Control - Albert Lester
9. The Project Management Life Cycle - Jason Westland
10. Advanced project management - F. L. Harrison, Dennis Lock
11. Successful Project Management - Trevor L Young
12. Project Success: Critical Factors and Behaviours - Emanuel Camilleri
_Menadžment projekta u sportu.jpg "Menadžment projekta u sportu")
